APLIKASI PENGARSIPAN DAN DISPOSISI SURAT PADA DINAS PERHUBUNGAN SUMATERA SELATAN

Abstract

Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Selatan merupakan unsur pelaksana dibidang Perhubungan. Proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Selatan masih menggunakan map arsip yang disimpan ke dalam lemari arsip. Cara tersebut memiliki resiko seperti hilangnya berkas atau berkas mengalami kerusakan. Pencarian berkas sangat tidak efisien karena mencari lembaran satu persatu didalam lemari sehingga membutuhkan waktu yang lama. Disposisi surat merupakan bagian dari pengelolaan naskah dinas yang penting pada Dinas Provinsi Sumatera Selatan. Surat disposisi pemberian petunjuk tertulis mengenai penyelesaian surat tindak lanjut atau naskah dinas yang diberikan oleh Kepala Dinas kepada Kepala Bagian sesuai dengan bidangnya. Proses disposisi yang dilakukan secara manual memiliki kendala yaitu mengharuskan kehadiran Kepala Dinas di kantor untuk menandatangani surat perintah disposisi agar proses disposisi dapat dilanjutkan. Tujuan dibuatnya aplikasi pengarsipan dan disposisi surat ini adalah untuk mengatasi permasalahan yang terjadi mengenai arsip surat di instansi tersebut. Aplikasi pengarsipan dan disposisi surat terbukti dapat digunakan untuk membantu mempermudah pengurusan surat pada bagian Umum dan Kepegawaian. Aplikasi meningkatkan keamanan karena menggunakan penyimpanan pada basis data, mudah dalam pencarian surat masuk dan surat keluar menjadi lebih cepat, surat dapat diarsipkan secara digital ke dalam basis data dan memberikan disposisi surat bahkan ketika pemimpin tidak di kantor.